Успеть всё или управление временем

28 January, 2008

Общие, Перевод, Полезности

отличные советы по эффективному управлению временем от Кейт Робинсон

Перевод

Пост, фактически переработанный перевод заметки Keith RobinsonHow i GTD“. Его советы мне показались настолько полезными и по делу, что решил опубликовать на русском тут. Надеюсь кому-то это принесет пользу. Все что дальше будет от первого лица, это Кейт, не я =)

Записывайте всё!

Правило номер один: записывать всё! Я никогда не пытаюсь что-либо запомнить. Просто записываю все, что хотел бы помнить. Для этого у меня есть несколько записных книжек, а когда я добираюсь до компьютера то переписываю всё туда. Я делаю массу записей, составляю кучи списков, и пытаюсь записать все в тот же момент как это приходит мне в голову.

Всё это делается для того, чтобы очистить голову от мыслей, и сложить их в место, откуда я смогу их легко достать, если захочу. Это освобождает голову для других забот.

Делайте на месте

Второе правило: нельзя давать накапливаться маленьким делам. Сначала было тяжело этому следовать, но после какого-то времени, я начал делать это на автомате.

Нужно делать не откладывая любые дела, отнимающие меньше пяти минут. Например, проверить почту, ответить на письмо. Никогда нельзя давать этим делам накапливаться. Иногда это труднее, маленьких дел может быть очень много. Но даже в такие дни, в целом лучше сделать все эти дела и приниматься за важные и большие только когда сможете на них полностью сконцентрироваться.

Концентрируйтесь, избегайте многозадачности

Перед большими задачами я убираю все другие, так что могу сфокусироваться на одной. Например, пока я пишу эти строки, я выключил все приложения. Я не проверяю почту, мессенжеры, телефон и прочее. Для задач в которых мне действительно нужна концентрация — дизайн, например — я буквально отключаю всё, что может отвлечь меня от процесса. Для этого я обычно выделяю блоки времени с запасом по 2-4 часа, в зависимости от задач. Это, вдобавок, помогает не потеряться в “потоке” выполнения задачи.

Такие правила не только увеличивают производительность. Качество работ сильно возрастает, когда можешь полностью на них сосредоточиться.

E-mail и пустой ящик каждый день.

“Inbox Zero” очень модная сейчас методика, и тому есть хорошие причины. Годами я стремился к пустому почтовому ящику в конце дня, и теперь понимаю, что это действительно помогает лучше сосредоточиться. Для моей почты у меня есть несколько правил:

  • Не проверять почту постоянно. Дать письмам немного скопиться. Но только немного. :)
  • Отвечать сразу на все, что отнимает меньше 5 минут. Я никогда не жду, чтобы ответить, только если нужен действительно сложный ответ, или какое-то действие.
  • Архивировать все, на что я не могу ответить. У меня есть три места куда я все скидываю; первое, большой и хорошо организованный архив, второе, “waiting”-папка, для дел, где требуется дополнительная информация, и третья, “action”-папка, для задач, к которым нужно вернуться чуть позже и сделать их. Я просматриваю эти папки несколько раз в неделю.
  • Удалять все, что не понадобится позже. Я часто использую кнопку Del.

Стремиться к порядку

Это распространяется и на физическое и на цифровое рабочее пространство. Суета и хаос отвлекают. Я много времени уделяю очистке моих рабочих мест, и это помогает сосредоточиться еще лучше на важных делах.

Резюме

Думаю, суть управления временем — найти систему которая работает для тебя, и использовать ее. Часто люди изменяют своей системе ради какой-то новой, лучшей, более эффективной. Но управление временем не обязательно должно быть сложным.

В конце от меня

После использования десятков программ, которые должны были мне помогать управлять делами, убедился, что лучше, чем бумажка или текстовый файл, ничего вобщем-то для меня нет =). Действительно, чем проще методика, тем лучше, хотя тут на вкус и цвет… Эти советы мне нравятся именно потому что предельно просты, и позволяют лучше понять, что нам мешает все успевать.

Одно правило верно для всех GTD методик, если хотите что-то успеть, начните делать это прямо сейчас.

Буду счастлив, если поделитесь своими приемами управления временем!

Общие, Перевод, Полезности

36 комментариев к “Успеть всё или управление временем”

Александр | 1. 28 January, 2008

Интересная статья… СПС!

ACID Jesus | 2. 28 January, 2008

Собственно всё на поверхности, но собрано и оформлено просто отлично! Санкс за перевод :)

Oracle | 3. 28 January, 2008

Спасибо за перевод, хорошая статья. Для меня тоже лист бумаги и ручка – лучшие помощники структурирования дел, различные программы и виджеты не прижились. Одно время пытался пользоваться Заметками в Маке (как виджетом так и отдельной программкой) – не сложилось…

tobto | 4. 28 January, 2008

еще одно напоминание, что принцип Парето распространяется и на дихотомию ‘время потраченное на концетрацию’ – ‘производительность’. спасибо за перевод!

Flo | 5. 28 January, 2008

а я все искал какую-нибудь программку-органайзер, хотя мне давно советовали .txt

теперь, наверное, так и поступлю =) как всегда, спасибо!!

akella | 6. 28 January, 2008

Да, принцип Парето наверно одна из тех штуковин, которые можно приложить куда угодно, даже к проведению генеральной уборки и кипячению чая =)

Я вообще обожаю всё простое, рад что кому-то понравилось! =)

Flo | 7. 29 January, 2008

Не преумножай сущностей сверх необходимого.
В. Оккам

=)

Морозов | 8. 29 January, 2008

Замечательно!

Максим Покровский | 9. 30 January, 2008

Я программой-стиккером пользуюсь, когда не могу все в голове удержать.

Sanekton | 10. 31 January, 2008

Понравилось!

Alina | 11. 31 January, 2008

Очень дельные советы! Обязательно воспользуюсь ими!

Костя | 12. 31 January, 2008

Полность согласен, но на такую “программу” очень сложно себя настроить, особенно, когда устаешь от дел.. Постоянно что-то хочется на чуть-чуть отложить и потом – фигня получается. ) И многозадачность – тоже огромная проблема. (

Тоша | 13. 31 January, 2008

Cпасибо, Замечательно!

Вейдер | 14. 1 February, 2008

Отличная статья! Спасибо

Vladson | 15. 2 February, 2008

Всё это работает только для фриланса, меня за последние 10 лет увольняли не менее чем 256 раз (точнее не помню у меня память 8-ми битная)

Работая в конторе начальству плевать на то как ты своим временем управляешь, всё что надо это делать вид что ты работаешь, а работаешь ты или нет это вообще другая история и начальника это не волнует….

(именно по этому я подался во фриланс)

Vladson | 16. 2 February, 2008

>>> Правило номер один: записывать всё!
Это правило вообще-то не для дизайна а для всего вообще (я это прочитал в 97-м году в книге Марка Минаси “ремонт и обслуживание ПК” он там советовал то-же самое потому что в прошлом веке существовали платы с перемычками) до этого мне дед рассказывал что свой Москвич-407 он ремонтировал точно так-же ещё в 70-е годы потому что это единственный способ “ГАРАНТИРУЮЩИЙ” что вы ничего не забудете.

Oktan | 17. 3 February, 2008

спасибо за статью,приму к сведенью ;)

akella | 18. 3 February, 2008

@Vladson: да, ты прав вобщем-то. Но и работы бывают разные, иногда настолько насыщенные информацией и событиями, и настолько близкой к начальству — что все это тоже действует. У меня кстати такая тяга к абстракциям, что я на эти советы смотрел как на советы для жизни вообще, хотя и от дизайнера.

Оно ведь всегда так, можно послушать советы о жизни великого гончара, и начать рисовать или решать задачи по математике – лучше. Мастерство, оно похоже во всех сферах.

VVVas | 19. 4 February, 2008

>>вобщем-то для меня нет
Исправить и потом этот комментарий убить. Спасибо.

Vladson | 20. 4 February, 2008

VVVas
Ух ты, а ты тут какими судьбами ?

VVVas | 21. 5 February, 2008

@Vladson: уже давно регулярно читаю, с лета не пропустил ни одной статьи. Плюс ты же сам мне линк на этот сайт дал.

Евгений | 22. 5 February, 2008

Хорошая статья, напиши пожалуйста про списки в CSS и как с ними работать.

famin | 23. 6 February, 2008

Спасибо! Очень помог!

al777 | 24. 10 February, 2008

Интересная статья, если пройтись по пунктам, то выполнение каждого, если конечно лень не переосилит, принесёт желаемое сосредоточение.

Михайлов | 25. 10 February, 2008

Time managment – это классная тема. Я вот никак не могу научиться управлять своим временем. (

краснояржец | 26. 13 February, 2008

про емейлы понравилось:)

Serch | 27. 13 February, 2008

да советы в принципе не хилые. полезные. спс. надо тоже себе time manadgment завести

Анастасия | 28. 13 February, 2008

Времени постоянно не хватает, вроде только что было “вагон”, а уже закончилось… Спасибо за перевод советов, они и впрямь толковые, и, думаю, стоит их запомнить (а лучше – записать) и использовать. Первый совет особенно хорош, вот только я постоянно забываю записывать хотя важные данные (ну или ленюсь)

Фотий | 29. 9 May, 2008

Сколько не старайся, а все равно сделать все не успеешь, ИМХО

Victor | 30. 19 June, 2008

Можно экономить время, слудуя этой статье. Для меня важнейший пункт – это не откладывать дела. Потому что разбор накопленных проблем занимает, в итоге, уйму времени.

sambul | 31. 28 December, 2008

Кто интересуется таймменеджментом – есть автор: Алан Лакейн “Искуство упевать” – рекомендую.

cssing :: Архив :: CSSing 2008 | 32. 30 December, 2008

[…] Успеть всё или управление временем — мой перевод статьи ? ейт Робинсон о том, как экономить время в повседневной айти-жизни […]

Дерябин Андрей | 33. 10 January, 2009

Статья вызвала у меня довольно странное ощущение. И по большей части негодование. По поводу электронных писем уделено достаточно много места в у Глеба Архангельского в книге ТаймДрайв. По поводу записи на листок – то это предпочтения каждого. Мне проще записаить их в Google Docs или еще куда, но только в электронном виде! ПОтому что листок можно преспокойно потерять! По поводу маленьких дел, то в классическом тайм-менеджменте они называются лягушками! В общем прочитайте выше указанную книгу!

Саня С. | 34. 11 January, 2009

Если позволите немного поумничать… GTD предусматривает 2 типа хранилища: одно привязанное к календарю, второе – нет, более гибкое (это его уже разбивают на Actions, Waiting и Someday/Maybe).

Я юзаю Google Calendar для первого (SMS-напоминалки рулят) и Vitalist для второго. Не у компа юзаю диктофон в мобильнике (есть сейчас почти везде), а потом перебиваю в соответствующую тулзу (если вокруг много людей, то для удобства говорю в диктофон “Аллё” и именую себя во втором лице :) ). Сайд-эффект – привык к звуку собственного голоса :)

Текстовый файлик, очевидно, тоже относится ко второму типу, что, впрочем, не отменяет его удобства.

Записывать надо и правда сразу и всё – особенно отданные почитать книги и занятые деньги. Мозг – скорее для фокусированной обработки, чем для запоминания.

Snowcore | 35. 21 January, 2009

Записывать все – это отлично, главное вовремя со стола тонны бумаги убирать :)

Ganpati-Industries | 36. 10 December, 2011

Спасибо! Очень помог!

Оставить комментарий